Romain a débuté son activité en douceur, avec juste quelques rendez-vous dans la journée, pour prendre le temps de s’adapter et de connaître les patients. Sophie, assistante ici depuis 8 ans, partage désormais son temps entre le Dr Poitel et son fils. Le rythme mesuré du jeune praticien, à son début d’exercice, a permis à Nathalia de dégager du temps pour participer aux évolutions majeures du cabinet.
Créer un outil pédagogique pour mieux collaborer
En effet, pour faciliter la collaboration et la transmission de leurs savoirs, les praticiens ont souhaité créer une bibliothèque des cas cliniques de l’orthodontie, sous forme de documents Powerpoint. « Un outil pédagogique formidable » s’enthousiasme le Dr Poitel. « C’est une mutualisation de nos connaissances, qui sert de référence aux praticiens, mais aussi aux assistantes. On y recense presque tous les cas rencontrés au cabinet. La compilation de ces documents constitue une sorte de formation, qui a complété leur connaissances. Cela leur permet de mieux anticiper sur les soins à apporter, les plateaux à préparer, et le suivi du patient ». Les assistantes se servent aussi de ces présentations pour étayer leurs explications auprès des patients. Et ainsi étoffer leur rôle de pédagogue. Une réorganisation vers plus de connaissance et d’efficacité, encouragée par Romain !
« C’est une bibliothèque évolutive. Nous faisons toutes les études de cas ensemble, pour confronter nos diagnostics. On échange nos bonnes pratiques, dans une perspective d’amélioration constante. Les assistantes bénéficient de cette approche, elles évoluent au même rythme que chacun des praticiens. Même si nos façons de travailler sont un peu différentes, cet outil les aide à s’adapter ».
Cette adaptation a été réalisée en souplesse. Malgré un rythme déjà plus soutenu, les assistantes sont prêtes pour la prochaine mutation : l’accueil d’un futur associé au départ programmé de Martial et Laurence.
Cap sur l’informatisation
Le cabinet est déjà équipé d’ordinateurs pour la comptabilité et l’archivage de quelques dossiers, mais la marge de progression est importante. Romain, très au fait des derniers logiciels d’orthodontie, a opté pour le système Arakis. Dès septembre, 16 postes seront installés (à la réception, dans les bureaux de consultation, les salles cliniques, le bureau de la prothésiste, ainsi qu’en salle de radio et de repos). Toute la gestion du cabinet sera donc accessible sur chaque poste. « Pour les assistantes, ça représente un gain de temps considérable. Un exemple : jusqu’ici, elles préparaient les dossiers papier environ trois jours à l’avance, pour ne pas perdre de temps à les chercher lors des rendez-vous. A raison de 30 dossiers par jour et par praticien, ça fait presque cent dossiers à sortir ! Puis à reclasser. Désormais, ils seront accessibles d’un simple clic, sur chaque ordinateur du cabinet » explique le Dr Poitel. La prise de rendez-vous et l’archivage des ordonnances seront aussi informatisées. Jusqu’ici, les praticiens remplissaient les fiches cliniques, tâche qui sera dévolue aux assistantes dorénavant.
« On ne s’ennuie pas ici »
Dans cette joyeuse et dynamique ambiance familiale, pas de place à la routine! Sophie en est ravie : « avec le Dr Poitel, je travaille beaucoup à quatre mains. Romain est plus indépendant. Les changements d’organisation liés à son arrivée sont intéressants, je ne m’ennuie jamais ». Les assistantes ici ne se contentent pas des traditionnelles tâches de préparation des plateaux et stérilisation. Elles prodiguent aux patients les nécessaires conseils d’hygiène buccale, ainsi que de petits exercices orthophoniques (comment bien ouvrir la bouche pour ne pas avoir de douleur, bien placer la langue pour ne pas zozoter à cause de l’appareil, etc.).
Pour Ching-Su, la variété des tâches est encore plus large : elle travaille en effet à mi-temps ici, et dans un cabinet d’omnipratique ! Dr Poitel se félicite de ce partage, qui permet de conserver un collaborateur qu’on apprécie, même lors d’une baisse d’activité (liée ici au départ d’un des praticiens dans le cabinet d’omnipratique). « Avec mon omnipraticien, je ne travaille presque jamais au fauteuil. C’est lié à la configuration de la salle de soins : les tiroirs sont placés derrière lui, donc inaccessibles à une assistante. Mais il est ouvert à une évolution» explique Ching-Su. Conscient de l’avantage du travail à quatre mains, il envisage un réaménagement des lieux. Vive le changement !
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