Rejets & impayés : comment les éviter ?

On pense avoir tout facturé, télétransmis et, au final, il faut encore surveiller les rejets des caisses… Ce n’est pas simple, on vous l’accorde. En revanche, la gestion des impayés peut le devenir avec de bonnes pratiques.

Pourquoi subit-on des impayés ?

Les causes de rejets, et donc d’impayés, peuvent être diverses et variées. Cela peut être lié aux droits du patient qui ne sont pas à jour sur sa carte Vitale ou encore à une erreur de saisie : la localisation dentaire est incompatible avec l’acte facturé, le numéro de mutuelle du patient n’est pas le bon, ou une case est tout simplement mal cochée sur son régime de remboursement… Enfin, il est possible que la facture ne soit jamais arrivée jusqu’aux organismes payeurs (Assurance Maladie et mutuelles).

Mais alors, comment faire pour éviter ces situations ?

« Mieux vaut prévenir que guérir », ce n’est pas à vous que nous allons l’apprendre !

1. Connaissez-vous l’ADRi (Acquisition des DRoits intégrés) ? Il s’agit d’un téléservice de la Sécurité Sociale intégré à votre logiciel de gestion Julie qui permet de mettre à jour les droits des patients par une connexion en temps réel sur les serveurs de la Sécurité Sociale.

Ce service permet d’obtenir les derniers droits actualisés de vos patients, et un remboursement assuré, en réduisant les rejets émanant des caisses, en particulier quand la carte Vitale n’est plus à jour.

Assurez-vous donc d’avoir les droits les plus à jour du patient avant de faire vos devis.

2. Vous mettre à l’abri d’une incompatibilité entre la localisation dentaire et l’acte réalisé, parfois motif de rejets de FSE ? C’est possible !

Le programme informatique de cotation intelligente évite les erreurs de nomenclature. Dans Julie, la bibliothèque d’actes comprend des actes uniques et les actes génériques :

– un acte unique est un acte qui correspond à un code CCAM qui peut être coté et validé directement si la localisation dentaire est définie ;

– au contraire, un acte générique est un acte dont les spécificités doivent être définies afin que la correspondance CCAM soit déterminée.

Donc, lors de la cotation de vos plans de traitement, si vous saisissez votre localisation dentaire en premier, vous n’avez plus qu’à choisir l’acte à réaliser parmi les actes uniques, aucune erreur n’est possible.

3. Consultez les notes de facturation pour mieux les gérer. « Ce tarif est-il opposable ? Libre ? Soumis à des conditions de prise en charge spécifiques ? », « Que dois-je paramétrer pour ce patient en ALD ? ». La réponse à vos interrogations est affichée sous forme de pastille dès la saisie de l’acte !

Opposable

Tarification libre

Tarification plafonnée

Non Remboursable

Pour les actes soumis à des règles de facturation spécifiques, il suffit de décaler légèrement son regard à droite pour connaitre les conditions de remboursement !

Survolez le « ? » à l’aide de votre souris et vous découvrirez toutes les conditions de facturation de l’acte saisi.

Comment traiter les impayés des caisses d’Assurance Maladie ?

Une facture rejetée ne vous sera jamais payée si vous ne faites rien !

Le module de Julie de suivi des factures en Tiers-Payant vous permet de suivre et centraliser l’état de vos factures, les virements effectués, mais aussi de les valider pour les transmettre à votre comptabilité.

Côté caisses et mutuelles, lorsque vous facturez en mode sécurisé, ces organismes vous payent (ou non) entre 3 et 7 jours ouvrables. Et en mode dégradé, cela peut aller jusqu’à 15 jours. Ces délais sont à titre indicatif, ils peuvent malheureusement parfois être plus longs.

S’il y a un rejet d’une facture, vous êtes notifié(e) et pouvez prendre connaissance en un coup d’œil de vos impayés sans avoir à faire le pointage vous-même.

Vous êtes alerté(e) par une pastille rouge dans la colonne « état ». Cet indicateur vous délivre l’information suivante : un RSP (Rejet Signalement Paiement) a été réceptionné indiquant un rejet d’au moins une part de la somme attendue. Le motif de rejet est consultable dans le détail de la facture.

1 > Les informations liées à la facture.

2 > Les informations du patient inscrit sur la facture.

3 > Les informations liées au patient assuré pour le patient bénéficiaire (ces informations sont disponibles uniquement lorsqu’un RSP a été réceptionné).

4 > Le détail des montants, organismes payeurs, état et montants réglés pour les parts AMO et AMC.

5 > Le détail du paiement effectué associé à cette facture.

6 > Le détail du rejet qui comporte le motif dans son libellé.

En fonction du motif, il faut corriger l’erreur et générer une nouvelle FSE.

Et comment traiter les impayés des mutuelles des patients ?

Côté mutuelles, comme pour les caisses de santé, vous devez patienter jusqu’à une quinzaine de jours. Vous pourrez également vérifier le règlement des parts mutuelles dans votre module de suivi des factures en Tiers-Payant.

S’il y a un rejet, contactez la mutuelle en cas de doute sur le motif du rejet ou les droits du patient et demandez les consignes à suivre. Vous pourrez alors regrouper les documents (factures, ordonnances, retour Noémie…) et les envoyer par courrier ou par e-mail.

N’oubliez pas de corriger si besoin les informations liées à la mutuelle sur le dossier du patient pour les prochaines fois !

Selon le montant de ses impayés, cela vaut le temps de se pencher un peu plus sur le sujet…