Pilotez vos rendez-vous dans votre logiciel dentaire !

AGENDA

Aucun autre aspect de l’organisation du cabinet dentaire n’influe autant sur votre efficacité et votre rentabilité que la gestion des rendez-vous.

L’approche mécanique, qui consiste à remplir des plages horaires les unes à la suite des autres, ne permet pas d’optimiser votre organisation, contrairement à une gestion de votre agenda, qui a un impact direct non seulement sur la productivité de votre cabinet dentaire, mais également sur la qualité des soins envers vos patients.

Contrairement à d’autres aspects organisationnels qui dépendent du bon vouloir de vos patients, la planification est un sujet sur lequel vous avez un contrôle (quasi) total  ! Il suffit d’oser.

Les lignes directrices d’une bonne gestion des rendez-vous

Que vous vous chargiez personnellement de votre agenda ou qu’il soit géré par votre assistant(e) dentaire ou votre secrétaire, il est conseillé de respecter certaines règles.

• Privilégier les rendez-vous longs et le groupement des actes

Un rendez-vous demande, dans le contexte particulier que nous vivons, au minimum 10 minutes de travail non clinique (accueil, facturation, communication…) et, en parallèle, un protocole de 15 minutes pour la désinfection. Ce temps est incompressible et obligatoire. La seule marge de manœuvre est de réduire le nombre de rendez-vous.

• Ne pas donner de rendez-vous à l’avance

Comment pronostiquer le temps nécessaire pour le prochain rendez-vous avant d’avoir terminé le précédent ? Adopter cette règle permet de ne pas saturer son agenda et de toujours avoir de la place dans des courts délais pour vos patients.

• Intégrer les urgences

Réduire le volume des urgences en cabinet, c’est possible. Plus vos plans de traitements sont élaborés sur une courte durée (en allongeant la durée de vos rendez-vous), moins vos situations d’urgence seront nombreuses. D’autre part, plus vous pratiquerez l’approche globale, moins vos patients seront susceptibles de vous consulter pour une pathologie non détectée et donc traitée.

• Anticipez les annulations et retards

7 à 8 annulations de dernière minute en moyenne par semaine perturbent votre organisation. Un patient qui a payé un acompte, détient une promesse de résultat en quelques rendez-vous longs et celui qui a confirmé son rendez-vous la veille est, statistiquement, 2 fois moins absent ou en retard !

• Déterminez le nombre de patients que vous êtes capables de traiter

Plus vous avez de patients, moins vous avez de temps à leur consacrer, moins leur plan de traitement avancera rapidement, plus longtemps ils fréquenteront le cabinet. Ils participeront à l’augmentation de votre nombre de patients jusqu’à la saturation de votre agenda.

Quels sont les avantages de l’agenda Julie Solutions ?

• Personnalisez votre agenda métier : vous souhaitez réserver vos débuts de matinée et d’après-midi à des rendez-vous de courtes durées ? Ou dans le contexte sanitaire à des personnes vulnérables face au COVID-19 ? Paramétrez votre emploi du temps en fonction des types d’interventions, des durées de rendez-vous ou encore des fauteuils disponibles. Vous pouvez créer autant de plages horaires réservées à un type d’acte que vous le souhaitez… ça serait dommage de s’en priver !
• Accédez à distance à votre planning :l’agenda de votre logiciel dentaire est en permanence accessible depuis n’importe quel poste connecté à Parfait si vous voulez consulter ou modifier votre planning à distance !
• Rappelez à vos patients leurs rendez-vous :programmez vos rappels de rendez-vous par SMS directement depuis votre agenda Julie et gagnez du temps grâce à la fonction de gestion de la liste d’attente pour remplacer automatiquement toute annulation de dernière minute.
• Suivez vos patients : retrouvez toutes les informations et l’historique de vos patients grâce à la mise à jour automatique sur leur fiche dès la sauvegarde de rendez-vous dans votre planning.
• Gérez votre salle d’attente :suivez  le parcours des patients au sein du cabinet, ceux qui sont arrivés, ceux qui sont en retard… La transmission de ces informations est synchronisée instantanément entre le poste d’accueil et le poste du praticien.
• Maîtrisez les cycles de rappels :soyez proactif, faites les rappels de prévention auprès de vos patients en leur donnant des informations de santé bucco-dentaire pour les inciter à revenir à votre cabinet dentaire.
• Suivez votre tableau de bord : pour évaluer l’efficacité de vos changements d’organisation, consultez vos statistiques liées à l’agenda dans votre tableau de bord.

Retrouvez tous nos conseils pour gérer efficacement votre agenda dans notre checklist.