Comme vous, tout praticien, peu importe son expérience ou la taille de son cabinet, a déjà rencontré des obstacles organisationnels. Ces défis sont universels et peuvent nuire au bon fonctionnement de la pratique.
Cependant, ils ne sont pas insurmontables. Identifier ces points de friction est la première étape pour les résoudre efficacement. Voici les problématiques les plus courantes ainsi que des propositions de solutions concrètes.
- Le manque de communication interne, générateur de tensions dans l’équipe
Problème :
Une communication défaillante (praticien / équipe, ou entre membres de l’équipe) provoque des malentendus, des doublons dans les tâches, une absence de coordination ou des attentes non satisfaites.
Résultat : des tensions au sein de l’équipe et une perte de fluidité pendant la journée de travail.
Solutions :
Organisez des réunions régulières pour partager les informations importantes et anticiper les besoins. Souvent considérées comme une perte de temps, ces réunions sont au contraire un “temps investi” pour ne plus subir les situations et gagner en efficacité.
Utilisez un “cahier de communication” ou un outil en ligne pour partager les messages avec les autres membres de l’équipe tout au long de la journée.
Rédigez des protocoles écrits et des fiches de poste détaillées pour clarifier vos attentes et guider votre équipe.
- L’agenda désorganisé, source de stress pour tous
Problème :
Un agenda mal structuré peut se révéler la source principale d’un cabinet où “l’on court tout le temps”, créant du stress pour les praticiens, les équipes, et renvoyant une image anxiogène aux patients.
Solutions :
Définissez des règles claires pour le secrétariat (pour la prise de RDV, pour les RDV manqués, pour la gestion des urgences, pour la durée des RDV, etc.).
Créez votre semaine-type pour équilibrer vos journées et gagner en sérénité.
Laissez de la souplesse à votre agenda en ne donnant qu’un seul RDV à la fois.
- Le circuit patient mal pensé : moins d’efficacité, plus d’insatisfactions
Problème :
Un parcours mal conçu, avec des croisements inutiles ou une mauvaise orientation des patients, peut entraver le fonctionnement du cabinet et diminuer la satisfaction des patients qui se sentent désorientés.
Solutions :
Mettez-vous à la place de votre patient et réalisez le parcours de son arrivée à son départ.
Organisez des zones clairement définies pour chaque étape (accueil, attente, soins).
Impliquez le staff dans l’analyse des flux patients et des axes d’amélioration : lorsque vous êtes au fauteuil, votre équipe devient “vos yeux et vos oreilles”.
- Parler d’argent aux patients, un sujet tabou
Problème :
Des devis mal présentés ou des encaissements laborieux peuvent générer des malentendus et des couacs, affectant, d’une part, l’expérience des patients et, d’autre part, la santé financière de votre cabinet.
Solutions :
Déléguez cette partie à la personne la plus à l’aise au cabinet.
Evoquez votre politique financière dès les premiers rendez-vous.
Soyez fier de vos honoraires !
Formez l’équipe à répondre aux objections.
Soyez souple et proposez des ententes financières.
- L’absence de protocoles standardisés : des résultats inconsistants et un risque accru d’erreurs
Problème :
L’absence de directives claires pour les tâches ou situations quotidiennes entraîne une prise en charge des patients aléatoire et peut provoquer de nombreuses sollicitations inutiles au cours de la journée.
Solutions :
Utilisez des scripts pour anticiper les situations les plus fréquentes que l’équipe peut rencontrer avec les patients.
Créez votre manuel du cabinet qui regroupe les protocoles, check-lists et outils de vos tâches quotidiennes.
Contrôlez régulièrement l’application des protocoles.
- La formation insuffisante des équipes : du temps perdu et un outil de management sous-exploité
Problème :
Que ce soit pour le déploiement de nouveaux outils ou process, ou pour l’intégration de nouveaux membres d’équipe, l’absence de formation adéquate peut entraîner des difficultés de mise en application pour l’équipe et ainsi créer des frictions pendant la journée de travail.
Solutions :
Créez un plan d’intégration des nouvelles recrues.
Désignez un référent interne qui accompagnera les autres membres dans l’intégration d’un nouveau protocole.
Lorsque vous investissez dans une nouvelle technologie, adaptez votre organisation en conséquence.
Proposez des formations à votre équipe, cela la valorisera en plus d’être bénéfique pour le cabinet.
Conclusion
Ces points de friction, bien que fréquents, peuvent être surmontés avec une approche structurée et proactive. Identifiez les problématiques spécifiques à votre cabinet, établissez des solutions adaptées et impliquez votre équipe dans leur mise en œuvre. Vous améliorerez ainsi non seulement l’efficacité organisationnelle, mais aussi l’expérience patient, pour un cabinet plus serein et efficace.
Depuis 25 ans, la Binhas Global Dental School a accompagné près de 5000 cabinets dentaires dans la mise en place de leur organisation, pour plus d’efficacité, de sérénité et de maîtrise.
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