Dans votre cabinet, chaque membre de l’équipe joue un rôle crucial pour garantir la qualité des soins et l’expérience patient : assistantes dentaires, secrétaires, coordinateurs, etc.
L’entretien annuel est une opportunité de renforcer la communication, clarifier les attentes et aligner votre équipe sur les objectifs du cabinet. Voici 7 erreurs à éviter pour tirer le meilleur de ce moment clé.
1. Improviser l’entretien 🤞🏼
Un entretien mal préparé risque de paraître bâclé, et les membres de votre équipe pourraient se sentir peu considérés. Prenez le temps de rassembler des éléments concrets : qualité du travail au fauteuil, gestion des urgences, efficacité dans le traitement des devis ou des rendez-vous.
Exemple : Avant l’entretien de votre assistante dentaire, analysez ses contributions :
- Respecte-t-elle parfaitement les protocoles de stérilisation ?
- Participe-t-elle activement à la mise en confiance des patients ?
- Gère-t-elle efficacement les imprévus ?
- Anticipe-t-elle vos besoins au fauteuil?
Une préparation rigoureuse montre que vous considérez la personne, et vous permet également de réfléchir en amont à des points de discussion.
2. Ne pas écouter les besoins spécifiques de chaque membre de l’équipe 👂🏼
Votre staff est au cœur des interactions avec les patients : retards, imprévus, commentaires patients, patients agressifs passent souvent d’abord par elles. Si vous ne leur laissez pas la parole, vous risquez de manquer des informations critiques quant à l’organisation de votre cabinet.
« On reçoit de plus en plus de demandes de devis par e-mail. Je trouve ça chronophage. »
Reformulez : « Tu as raison, cela semble prendre beaucoup de temps. On pourrait envisager un modèle de réponse automatique, ou même revoir notre protocole de prise de rendez-vous. Qu’en penses-tu ? »
En écoutant activement, vous améliorez la fluidité du travail quotidien et évitez les frustrations, tout en gagnant en efficacité.
3. Se concentrer uniquement sur ce qui ne va pas 👁
Un cabinet dentaire ou d’orthodontie est souvent un environnement intense : flux de patients important, protocoles à respecter, gestion des imprévus ou des urgences, sollicitations téléphoniques. Si vous ne parlez que des erreurs, vous risquez de démotiver votre équipe. Prenez soin d’équilibrer feedback constructif et reconnaissance.
« J’ai remarqué que tu es particulièrement attentive à rassurer les enfants pendant les soins. Les parents le soulignent souvent dans leurs retours positifs. »
Cela ne vous empêche pas d’aborder également les points à travailler : « Cela dit, il faudrait que l’on améliore la gestion des stocks, pour éviter les imprévus. Nous avons eu de mauvaises surprises récemment, comment peut-on l’expliquer ? »
4. Ignorer les sujets difficiles 🏃♂️➡️
Les non-dits peuvent peser sur l’efficacité et l’ambiance du cabinet. Par exemple, une secrétaire qui n’accueille pas les patients avec le sourire, ou une assistante qui a du mal à suivre les protocoles peut impacter l’ensemble du fonctionnement.
« J’ai remarqué que certains créneaux d’urgence ne sont pas bien positionnés, ce qui perturbe le planning général. Est-ce que tu rencontres des difficultés sur ce point ? »
En abordant ces sujets avec tact, vous ouvrez la porte à des solutions concrètes.
5. Oublier de fixer des objectifs concrets 🎯
Un entretien annuel doit poser des bases claires pour l’année à venir. Identifiez vos priorités et établissez un plan d’action à mettre en place avec l’équipe.
Exemples :
- Intégrer des outils digitaux dans le parcours de soins => former l’équipe en conséquence
- Améliorer la gestion administrative et le suivi des impayés => mettre en place un nouveau protocole non clinique adapté
- Améliorer l’expérience des patients anxieux au cabinet => créer un environnement plus apaisant dans la salle d’attente
« Pour cette année, j’aimerais que tu te formes à “tel outil”. Cela nous fera gagner en efficacité et en confort pour les patients. »
6. Sous-estimer l’impact des petits gestes quotidiens sur les patients 🚣♂️
Votre équipe peut parfois oublier l’importance de ses actions au quotidien sur l’expérience globale des patients. Rappelez-lui cet impact positif.
« Le fait que tu expliques avec calme le déroulement des consultations aide vraiment les patients à se sentir en confiance, c’est ce qu’ils apprécient le plus. »
Relier les efforts de l’équipe à des résultats tangibles motive et donne du sens au travail.
7. Ne pas assurer de suivi ⛓
Une fois l’entretien terminé, il est essentiel de transformer vos échanges en actions concrètes.
Si vous avez convenu d’une formation ou d’un ajustement organisationnel, planifiez immédiatement les prochaines étapes.
« On a parlé d’une formation sur ce logiciel. Je vais voir avec notre prestataire pour organiser cela le mois prochain. »
Conclusion
Un cabinet dentaire efficace et serein repose sur une équipe qui va dans votre direction, motivée et valorisée. En évitant ces erreurs et en personnalisant vos entretiens pour refléter la réalité du terrain, vous transformez ces moments en véritables leviers de progrès, tant pour l’équipe que pour la satisfaction de vos patients.
Pour aller plus loin : Effectuez notre autodiagnostic sur le management et la cohésion d’équipe
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