Comme toute évolution dans la gestion interne d’un cabinet dentaire, le changement d’un logiciel métier, quelle qu’en soit la raison, doit être pensé avec attention pour une transition porteuse de succès. Comment gérer de façon optimale la modification ou l’amélioration de votre système d’information ? Pour vous aider dans ce parcours transitionnel, nous attirons votre attention sur les écueils à éviter et les astuces à connaître en amont de ce changement. Du choix du logiciel à sa mise en production, il convient de vous armer des meilleurs conseils professionnels pour rencontrer le succès.
Analyser vos besoins pour un changement pertinent
Plutôt que de vouloir adapter un logiciel à ses utilisateurs, pourquoi ne pas plutôt partir du besoin de ces derniers, c’est-à-dire tous les membres du personnel du cabinet et même les patients ?
Une personne a rarement, sans concertation, la vision globale de toutes les utilisations qui peuvent être faites d’un logiciel. Sans s’engager dans une démarche très compliquée, il semble pertinent de savoir :
- ce que les utilisateurs ont et aimeraient conserver,
- ce que les utilisateurs souhaiteraient comme nouvelles fonctionnalités,
- ce que vous souhaitez, dans le cadre de votre stratégie de conduite du cabinet dentaire (orientations souhaitées : recherche d’un meilleur suivi de productivité, innovation…),
- ce que vous souhaitez proposer en termes de services pour répondre aux besoins de votre patientèle,
Peut-être vous faudra-t-il faire des choix et il est possible que vous deviez faire le deuil de telle ou telle pratique, au profit d’autres mais vous le ferez en pleine conscience.
Le + Julie : Changer ce n’est pas compliqué quand on est bien accompagné(e) ! Le ou la Responsable Régional(e) en charge de votre secteur est à l’écoute de vos attentes et recueille toutes vos aspirations pour avancer dans la bonne direction. Vous pouvez également bénéficier d’un accompagnement de proximité par un partenaire certifié Julie Solutions.
Communiquez pour impliquer vos utilisateurs
Chaque changement peut induire une résistance ou encore une peur de l’inconnu, ou bien à l’inverse de l’acceptation et de la sérénité. Un changement de logiciel ne déroge pas à la règle. Utilisé au quotidien par tous les membres du cabinet, c’est un point sur lequel il est important de communiquer régulièrement tout au long de l’avancement du projet.
Le + Julie : Pour pouvoir communiquer efficacement auprès de vos équipes encore faut-il que la feuille de route soit claire pour vous aussi. Nos équipes vous garantissent une prise en charge qualitative, la récupération de vos données et une mise en place effective sous 30 jours à partir de l’acceptation du devis.
Formez l’équipe pour faciliter le démarrage mais pas que…
Un autre aspect important dans un tel projet, c’est la formation. Au démarrage c’est même indispensable ! Souvent cela représente un volume d’informations important à intégrer, c’est pourquoi il faut également procéder par étape et se tourner vers un éditeur qui vous accompagne durablement après la vente. Il faut laisser le temps aux utilisateurs de tester, essayer, s’approprier l’environnement, et revenir vers le prestataire avec une meilleure compréhension du logiciel et des questions éventuelles. Idéalement la formation doit être continue pour faire monter vos collaborateurs en compétences.
Le + Julie : Nous avons construit pour vous un véritable parcours d’intégration et d’appropriation balisé qui vous permettra de vous familiariser avec le logiciel à votre rythme en fonction de votre pratique.
De ce fait, nous savons que vous maitriserez efficacement l’ensemble des fonctionnalités clés du logiciel pour une utilisation optimale. Par ailleurs, notre service clients vous accompagne par téléphone, tchat ou sur les réseaux sociaux pour répondre à vos questions métier selon les modalités de votre choix.
Repensez certains processus, pourquoi pas ?
Qui dit nouvel outil dit nouvelles fonctionnalités et donc nouvelle organisation possible. Pourquoi ne pas en profiter pour repenser l’organisation de certains processus de gestion ?
C’est une bonne occasion de repartir sur de bonnes bases et pas forcément « faire comme ça parce qu’on a toujours fait ainsi ».
Profitez-en pour penser plus large et prendre du recul sur votre pratique au cabinet.
Le + Julie : Nous proposons, en partenariat avec le cabinet C2S Dental Formation du Dr Pierre-Michel Le Prado, une formation en 2 jours intitulée : « Les secrets d’une bonne gestion de votre temps en cabinet dentaire ».
Elle a pour vocation à vous livrer les astuces d’organisation de votre cabinet, vous faire gagner du temps thérapeutique via l’organisation de votre agenda et à optimiser l’utilisation du logiciel à votre contexte particulier.
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