La réussite de votre cabinet, la qualité des soins et votre bien-être dépendent de la bonne gestion de votre “carnet de rendez-vous”. Il régule le flux de patients, oriente votre équipe et organise votre journée. Un agenda mal géré peut causer stress, baisse de qualité et d’efficacité, pouvant avoir à la fois un impact sur le moral et la pression ressentie au cabinet, mais aussi un impact financier important.
Voici cinq clés qui vous aideront à optimiser au mieux votre agenda…
1. Concevez votre journée et votre semaine types
Nous vous recommandons d’adopter une routine quotidienne structurée.
Dans l’idéal, consacrez les matinées aux rendez-vous les plus longs et qui nécessitent la plus haute concentration. C’est en effet le moment où votre cerveau est le plus à même d’être focus.
Réservez ainsi vos après-midis principalement aux cas plus simples, plus courts ou pour des situations d’urgence. Attention, chaque cabinet est toutefois différent, il n’existe pas de journée type standard, celle-ci doit être conçue en fonction de votre pratique ou de votre flux patients, de vos ressources humaines par exemple.
De la même manière, l’organisation de votre semaine, que vous pouvez ajuster de manière dynamique selon le contexte, devrait se baser sur une routine prédéfinie, pour une meilleure efficacité, et un minimum de stress.
2. Votre agenda est le miroir de vos objectifs
L’organisation de votre planning est essentielle pour refléter vos ambitions : en fonction de vos objectifs (temps de travail et production), vous pourrez identifier le volume et le type de rendez-vous que vous devez intégrer au planning.
Pour s’assurer que votre cabinet reste adapté aux défis économiques et continue de se développer, envisagez une adaptation modérée de vos objectifs, avec une augmentation de 5 à 10% chaque année par exemple.
Cette approche vous permet de compenser l’augmentation des coûts fixes tout en conservant une qualité de service élevée.
Ainsi, définissez votre objectif annuel de soins, puis répartissez-le équitablement sur vos jours d’ouverture pour établir un planning cohérent.
3. Utilisez des créneaux horaires de 10 minutes – moins c’est plus !
Passer à des intervalles de 10 minutes permet une planification plus fine et évite les pertes dues à la sous ou sur-planification, fréquentes avec des créneaux de 15 minutes. La surévaluation du temps nécessaire pour les soins, avec des rendez-vous estimés à 30-40 minutes pour des interventions de 20 minutes, contribue également à une gestion inefficace du planning.
4. Établissez des scripts pour tout !
La communication influence toutes vos actions et celles de votre équipe. Mettez à disposition des scripts, que ce soit pour annoncer un délai important, gérer une insatisfaction ou rappeler les règles de votre cabinet, en matière de rendez-vous.
Ces scripts aideront également à informer les patients que l’organisation du planning vise à répondre non seulement à leurs besoins, mais aussi à ceux de l’ensemble des patients. Une communication verbale efficace permettra à votre équipe de se sentir en confiance devant toutes les situations fréquemment rencontrées.
5. Laissez de la place pour les nouveaux patients
L’accueil rapide de nouveaux patients est essentiel pour booster la dynamique d’un cabinet, et ce même pour des structures situées en zone sous-dotée.
Réservez-leur des créneaux dédiés pour une intégration efficace dans le planning. Pour ce faire, une stratégie est de désengorger votre agenda en en retirant les rendez-vous donnés en avance et qui polluent et rigidifient votre planning.
Rappelez-vous que les nouveaux patients constituent l’avenir de votre cabinet !
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