Les rendez-vous manqués, les retards et les annulations de dernière minute peuvent désorganiser votre agenda. Pour limiter ces désagréments, voici quelques actions de prévention à adopter afin de mieux gérer ces situations.
1. Proposez un rendez-vous à la fois
Il peut sembler pratique de planifier plusieurs rendez-vous à l’avance pour un même patient, mais cela augmente souvent le risque d’annulations. En évitant de surcharger l’agenda, vous réduisez les risques de perturbations. Un rendez-vous à la fois permet de mieux ajuster votre emploi du temps et d’éviter les annulations répétées.
2. Confirmez les rendez-vous avec vos patients
Assurez-vous que votre équipe soit bien formée à la prise de rendez-vous. Lors de la confirmation, il est essentiel que le patient reçoive tous les détails du rendez-vous, ainsi que les conditions d’annulation. Par exemple, après un appel téléphonique, vous pouvez envoyer ce type de message par email ou SMS :
« Mme Martin, nous vous confirmons votre rendez-vous d’une heure avec le Dr Durand, prévu le mardi 20 septembre à 10h. Si vous ne pouvez pas être présente, merci d’en informer notre cabinet au moins 24 heures à l’avance, afin que nous puissions libérer ce créneau pour un autre patient. »
Ce message clarifie dès le début les attentes en matière d’annulation et évite tout malentendu.
3. Programmez des rappels automatiques
Pour limiter les oublis et encourager la ponctualité, programmez des rappels automatiques par email ou SMS, envoyés 48 heures avant la consultation. Si la charge de travail le permet, votre assistante peut aussi appeler les patients pour confirmer leur rendez-vous. Ces rappels sont une solution simple et efficace pour minimiser les absences.
4. Clarifiez votre politique en cas de rendez-vous manqués
Si un patient ne se présente pas sans avoir annulé, vous êtes en droit de demander une compensation financière, à condition d’avoir informé le patient au préalable. Affichez clairement dans votre salle d’attente que tout rendez-vous manqué sera facturé s’il n’est pas annulé au moins 48 heures à l’avance (sauf en cas de force majeure). Vous pouvez choisir de facturer une partie des honoraires de la consultation ou un montant forfaitaire.
5. Éduquez vos patients
Lorsqu’un patient ne se présente pas, prenez contact avec lui pour vérifier qu’il va bien et reprogrammer la consultation. Cet appel est aussi une occasion idéale de lui rappeler l’importance de respecter les rendez-vous suivants, particulièrement pour assurer la continuité des soins.
De plus, lors de la fin des soins, profitez de l’occasion pour sensibiliser vos patients à l’importance d’honorer leurs rendez-vous futurs.
6. Identifiez les patients aux horaires flexibles
Pour pallier les rendez-vous annulés à la dernière minute, demandez à votre secrétaire de lister les patients ayant des horaires flexibles. Cela vous permet de combler rapidement un créneau libre en cas d’annulation, en contactant ces patients qui peuvent se libérer à court terme.
7. Suivez les patients peu fiables
Créez une liste des patients qui manquent régulièrement leurs rendez-vous. Votre équipe pourra alors les contacter bien à l’avance pour leur rappeler personnellement leur prochain rendez-vous. Cela augmente la probabilité qu’ils respectent leurs engagements.
En appliquant ces conseils, vous optimiserez la gestion de votre agenda tout en réduisant les impacts négatifs liés aux rendez-vous manqués.
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