Bien maîtriser ses délais de paiement

Chaque année, des centaines de factures, et parfois bien plus, sont émises par un cabinet dentaire, qui en reçoit presque autant. Un schéma rodé et des plus classiques où l’argent entre et sort. Certes. Mais parfois, il est difficile de récupérer son dû. Bien évidemment, les solutions permettant de mettre en place des circuits de recouvrement ne manquent pas, mais ils peuvent vite être chronophages et onéreux. Et ils ne peuvent porter leurs fruits que si, en amont, la facturation est irréprochable. De fait, avant d’en arriver à ces solutions, il convient de bien s’organiser pour ne pas être pénalisé sur la facturation et sur les délais de paiement. Une tâche moins facile qu’il n’y paraît.

Être précis sur les délais de paiement

Ce n’est pas une nouveauté, ce qui s’entend bien s’énonce clairement. Transposé à l’univers comptable, cela se traduit par une précision sur les délais de paiement.
Car, en la matière, la règle est large puisque le délai légal pour régler une facture est de 60 jours maximum.
« Chaque émetteur d’une facture est libre de fixer le délai qui lui convient sans dépasser ces 60 jours. Au sein des cabinets dentaires, l’usage est de facturer et d’encaisser le règlement, à tout le moins de récupérer un ou plusieurs titres de paiement, quand les soins sont terminés. De fait, la profession accorde rarement de délais de paiement », observe Jérémy Renchy, expert-comptable au sein du cabinet Carré RG.
Mais encore faut-il que les factures précisent clairement cet usage. Toute facture doit donc comporter la mention « paiement comptant » si elle est remise en main propre au patient ou « règlement à réception » si elle lui est adressée par courrier.
Bien évidemment, une telle exigence implique que la date d‘émission figure aussi clairement sur la facture. Et si l’on accorde un délai, celui-ci doit également être mentionné et ne peut pas excéder 60 jours.

Exiger des moyens de paiement

Indiquer avec précision les délais de paiement ne suffit pas à faire entrer l’argent dans les temps. En effet, de plus en plus de patients demandent à étaler leur dette. Un geste que beaucoup de praticiens accordent. Mais si tel est cas, il est bon de poser une condition. « À défaut de pouvoir obtenir le règlement immédiat d’une facture, il faut récupérer un moyen de paiement, c’est-à-dire exiger que le patient vous remette un ou plusieurs chèques avec des dates d’encaissement différé. Il est aussi possible de proposer un paiement par carte bleue avec un débit différé », conseille Jérémy Renchy. D’ailleurs, de plus en plus de praticiens proposent des paiements en 3 fois sans frais par carte bancaire en s’adossant à des établissements de crédit », ajoute-t-il. Cette pratique permet de sécuriser les paiements, mais elle a un inconvénient pour ceux qui exercent sous le statut de profession libérale. « Les professions libérales sont imposées sur les moyens de paiement en leur possession et non pas sur l’argent encaissé », explique l’expert-comptable. De fait, les prévisions de trésorerie doivent impérativement intégrer cette donnée, puisqu’elle génère un décalage entre les paiements d’impôts et les rentrées d’argent.

Facturer dans les règles

Au-delà du délai de paiement, pour être payée en temps et en heure et surtout entreprendre des poursuites si le paiement n’arrive pas, une facture doit comporter des mentions obligatoires fixées par le Code du commerce. La date et le délai de paiement doivent bien évidemment être inscrits sur la facture, tout comme le montant et la dénomination des actes ou des produits facturés. La date de paiement doit être rédigée suivant des règles précises en indiquant le quantième du mois, le mois et l’année auxquels le paiement doit être réalisé, par exemple 30 avril 2017. Les formules du type « 30 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la date d’émission de la facture » peuvent être utilisées mais restent trop imprécises. Lorsqu’une facture est destinée à un particulier, elle doit comporter la mention du taux d’intérêt applicable en cas de retard de paiement. Ce taux est laissé à l’appréciation de l’émetteur de la facture, mais il ne peut être inférieur à 3 fois le taux d’intérêt légal. Le plus judicieux est d’indiquer un taux fixe, en général 12 %. Si la facture est destinée à un professionnel, elle doit préciser que des frais de recouvrement de 40 euros sont applicables en cas de retard de paiement et le taux d’intérêt qui sera mis en œuvre si le délai de règlement est dépassé », précise l’expert-comptable. Déroger à ces règles peut être lourd de conséquences… « S’il manque ces mentions légales, en cas de contrôle fiscal, l’administration est en droit de vous infliger une amende de 15 euros par mention manquante multiplié par le nombre de factures incorrectes », prévient Jérémy Renchy. Chaque imprécision expose l’émetteur de la facture à des sanctions fiscales, mais aussi, le cas échéant, à des difficultés de recouvrement puisque le débiteur pourra « jouer » sur ces erreurs.

Respecter les délais imposés par ses fournisseurs

L’exigence demandée aux patients s’impose en retour à vous, puisque chaque émetteur de factures est lui aussi à son tour un client débiteur. Et s’il ne respecte pas les délais de paiement, il s’expose à des sanctions qui, une fois encore, menacent sa trésorerie. Concernant les factures émises par des fournisseurs, il suffit de s’imposer ce que l’on demande à ses clients. « Vous aurez tout au plus 60 jours pour régler vos dettes », résume ainsi l’expert-comptable. Passé ce délai, l’émetteur de la facture est en droit d’exiger des intérêts et des frais de recouvrement, sous réserve que celle-ci soit rédigée dans les règles. Pour les dettes « administratives », notamment les impôts et les taxes, les cabinets dentaires choisissent en général de régler via des paiements mensuels. En cas de retard, des pénalités de 10 % sont appliquées immédiatement. Urssaf, retraite et prévoyance sont quant à eux plus souvent payés au trimestre dans les structures de moins de 10 personnes, et au mois pour les autres. Là encore, les pénalités sont rapides et importantes.

Savoir fixer les bons délais de paiement et les faire respecter peut paraître fastidieux, mais il s’agit d’un élément important d’une bonne gestion de trésorerie et donc, au final, de la pérennité d’un cabinet dentaire comme de toute autre entreprise. Ce schéma semble désormais bien intégré par les chefs d’entreprise. En effet, selon une étude publiée en début d’année par Altares, les retards de paiement ont reculé à 11,3 jours en France au quatrième trimestre 2016. Un niveau jamais atteint auparavant !